Manual de utilização

Apresentação

O RS Works Gestão organiza o dia a dia de empresas de serviço técnico: do orçamento à ordem de serviço, da visita agendada ao recebimento, com nota fiscal e cobrança pelo Asaas. Funciona no navegador do computador e do celular, sem instalar nada.

O caminho típico de um trabalho no sistema:

1. Cadastre o cliente (e os equipamentos dele, se houver).
2. Monte o orçamento com itens do catálogo e envie por e-mail ou WhatsApp.
3. O cliente aprova pelo link, sem precisar de senha.
4. Abra a ordem de serviço (OS) a partir do orçamento aprovado e agende a visita.
5. O técnico registra fotos, checklist e a assinatura do cliente e conclui a OS.
6. Lance a conta a receber, cobre pelo Asaas e emita a nota fiscal.

O menu fica na lateral esquerda, em grupos que abrem e fecham com um clique no título: Atendimento, Cadastros, Financeiro e Gestão. O grupo da página em que você está já vem aberto. No celular, o menu abre pelo botão ☰ Menu. Em cima ficam a empresa, Plano, Ajuda, o seu nome (perfil), Sair e o tema. Algumas áreas só aparecem para quem tem permissão; a seção Equipe e permissões diz quem vê o quê.

Primeiros passos

Em cinco minutos a empresa está pronta para usar: crie a conta, confirme o e-mail e comece a cadastrar. Toda conta nova começa com 14 dias de teste grátis, sem limites de uso.

Criar a conta

1. Na tela inicial, clique em Criar conta.
2. Informe seu nome, e-mail, uma senha de pelo menos 8 caracteres e o nome da empresa.
3. Aceite os Termos de uso e a Política de privacidade.
4. Abra o e-mail de confirmação e clique no link. Sem confirmar, o sistema mostra apenas o aviso de confirmação.

Não chegou o e-mail? Confira a caixa de spam e use Reenviar e-mail na tela de aviso. Se trocar o e-mail no perfil, os links antigos deixam de valer.

Entrar e sair

• Entre com e-mail e senha em Entrar. Após 5 senhas erradas seguidas, o acesso fica bloqueado por 15 minutos.
• Esqueceu a senha? Use Esqueci minha senha: o link chega por e-mail e só funciona uma vez.
• A sessão termina sozinha depois de um tempo sem uso. Quando um aparelho novo entra na sua conta, você recebe um aviso por e-mail.

Trabalhar com mais de uma empresa

Uma mesma pessoa pode participar de várias empresas, por exemplo como dona de uma e técnica em outra. A empresa ativa aparece no seletor do cabeçalho; troque por ali. Tudo o que você cadastra fica na empresa ativa, e os dados de uma empresa nunca aparecem na outra.

Você entra em outra empresa pelo convite que ela envia por e-mail: basta abrir o link e entrar com a sua conta.

Verificação em duas etapas

Recomendada para donos e administradores. Além da senha, o login pede um código de 6 dígitos de um aplicativo autenticador (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy e semelhantes).

1. Clique no seu nome no cabeçalho → Verificação em duas etapas.
2. Confirme a senha e leia o QR code com o aplicativo.
3. Digite o código que o aplicativo mostra.
4. Guarde os 10 códigos de recuperação em lugar seguro. Cada um serve uma vez, caso você perca o celular.

O dono ou administrador pode exigir a verificação de toda a equipe em Configurações. Quem ainda não ativou é levado à tela de ativação ao entrar.

Equipe e permissões

Cada pessoa da empresa tem um de quatro papéis, e o papel decide o que ela vê e pode fazer. Toda empresa tem sempre pelo menos um dono.

Convidar alguém

1. Abra Membros no menu.
2. Em Convidar pessoa, informe o e-mail e escolha o papel.
3. Clique em Convidar. A pessoa recebe um link por e-mail; se ainda não tiver conta, cria uma na hora.

Convites pendentes aparecem na mesma página e podem ser cancelados. Na lista de membros, Alterar troca o papel, o campo Comissão define o percentual padrão da pessoa (veja Financeiro) e o Custo/hora diz quanto a pessoa custa por hora trabalhada, usado na margem da OS. Só dono e administrador veem esses dois campos.

O que cada papel pode fazer

O técnico

O papel Técnico serve para quem vai a campo. O menu dele tem só Meu dia, Minhas OS, Agenda e Comissões. Na OS, ele muda a situação, envia fotos, preenche o checklist e colhe a assinatura, mas não altera cliente, valores nem descrição. Ele consulta os equipamentos dos clientes que atende, inclusive pelo QR code da etiqueta.

Painel e Meu dia

O Painel é a primeira tela depois do login. Cada item é um atalho para a lista ou o relatório correspondente.

No topo, Pede ação hoje lista só o que existe, o mais urgente primeiro (borda vermelha = atrasado):

• OS com o prazo de atendimento estourado, chamados sem resposta no prazo e OS atrasadas;
• contas a receber vencidas e, para dono e administrador, contas a pagar vencidas;
• chamados abertos pelos clientes, visitas agendadas para hoje e orçamentos enviados que venceram sem resposta;
• produtos com estoque baixo, com o atalho Gerar pedido de compra para dono e administrador;
• para dono e administrador: pedidos de compra atrasados, avaliações com nota até 6 nos últimos 7 dias e garantias que terminam em até 7 dias.

Sem nada disso, aparece "Nada pendente". Logo abaixo ficam os números do dia a dia: OS em aberto, Minhas OS, Aguardando o cliente e Aprovado no mês (com a taxa de aprovação dos últimos 90 dias).

Dono e administrador veem também o Resultado do mês:

• Margem das OS concluídas no mês (o mesmo cálculo dos Relatórios), Recebido no mês e A pagar em 7 dias;
• OS resolvidas no prazo, Satisfação (NPS) dos últimos 90 dias e Horas da equipe;
• Compras recebidas no mês e OS na garantia, com os retornos em garantia do mês;
• o gráfico Recebido × pago por mês dos últimos 6 meses (pela data do pagamento; Ver em tabela mostra os valores) e as Horas da equipe por pessoa.

Membros veem as Contas vencidas no lugar do resultado. No fim da página ficam Próximas OS, Aguardando resposta e Orçamentos por situação.

Na empresa recém-criada, o Painel mostra os Primeiros passos: cadastrar o primeiro cliente, montar o catálogo e fazer o primeiro orçamento.

Meu dia

Meu dia (no menu, em Atendimento) reúne o seu trabalho: as visitas agendadas para hoje e as suas OS pendentes, separadas em atrasadas, para hoje e próximas ou sem previsão. Para o técnico, ela substitui o Painel.

Instalar no celular e trabalhar sem sinal

O sistema pode ser instalado na tela inicial do celular, como um aplicativo, e abre direto no Meu dia.

• Android (Chrome): entre na sua conta, toque nos três pontinhos e em Instalar app (ou Adicionar à tela inicial).
• iPhone (Safari): entre na sua conta, toque em Compartilhar e em Adicionar à Tela de Início.
• As páginas que você já abriu no aparelho (Meu dia, suas OS, Meu estoque, Agenda) continuam abrindo sem internet, na última versão vista. O Meu dia fica guardado sempre que você usa o app com internet. Sem sinal, uma página que ainda não foi aberta mostra a lista do que está guardado no aparelho.
• Sem sinal, a anotação e o checklist da OS ficam guardados no aparelho e são enviados sozinhos quando a conexão volta. Um aviso no topo mostra quantos envios estão esperando.
• Não use Sair enquanto houver envios esperando. Se a sessão vencer, entre de novo e eles são enviados.
• Fotos, assinatura e mudança de situação precisam de internet.

Clientes e equipamentos

O cliente é o centro do sistema: orçamentos, OS, contas, equipamentos e o portal ficam ligados a ele. A ficha do cliente reúne tudo isso numa página.

Cadastrar um cliente

1. Abra Clientes → Novo cliente.
2. Preencha o nome. CPF ou CNPJ, e-mail, telefone e endereço são opcionais, mas veja os avisos abaixo.
3. Salve.

• CPF/CNPJ: o sistema confere os dígitos e não deixa cadastrar o mesmo documento duas vezes. Aceita também o CNPJ alfanumérico.
• Telefone: com DDD. É o número usado nos botões de WhatsApp.
• Endereço: digite o CEP e o sistema preenche rua, bairro, cidade e UF. Para emitir nota fiscal, o cliente precisa ter CPF/CNPJ, CEP, rua, número e bairro.

A lista tem busca por nome, documento, e-mail ou telefone.

A ficha do cliente

Ao abrir um cliente, você encontra, além dos dados: Equipamentos, Histórico de serviços, Preventivas, PMOC, Portal do cliente e Observações.

Equipamentos

Cadastre os aparelhos do cliente (ar-condicionado, câmara fria, bomba…) para guardar o histórico de cada um.

1. Na ficha do cliente ou em Equipamentos → Novo equipamento.
2. Informe o cliente, o nome do aparelho e os dados que quiser (local, marca, modelo, número de série, capacidade, data de instalação).
3. Deixe marcado Em uso enquanto o aparelho estiver instalado. Retirado ou trocado? Desmarque: ele sai das listas de escolha, mas o histórico fica.

Na OS, marque quais equipamentos foram atendidos. A página do equipamento mostra todas as OS dele e a data do último serviço concluído. Abrir OS para este equipamento já traz cliente e aparelho preenchidos.

Resumo e relatório do equipamento

Para dono e administrador, a página do equipamento e a ficha do cliente mostram o Resumo dos atendimentos: OS concluídas (corretivas e preventivas), intervalo médio entre falhas (dias entre um conserto e o seguinte), retornos em garantia, quanto foi recebido e a margem. Na ficha do cliente entra também tudo o que ele já pagou (inclusive contratos) e a nota média das avaliações.

No equipamento, Relatório para o cliente abre uma página para imprimir ou salvar em PDF, com o histórico, as falhas e quanto foi investido no aparelho, sem custos nem margem. Serve para mostrar ao cliente quando vale trocar o aparelho ou fechar um contrato de manutenção. Nos Relatórios, Equipamentos com mais OS corretivas mostra os que mais voltaram no período.

Etiqueta com QR code

Imprima uma etiqueta (90 × 50 mm, folha A4) para colar no aparelho: por Imprimir etiqueta na página do equipamento, ou todas as do cliente de uma vez pela ficha dele. Quem escaneia o QR com o celular cai direto na página do equipamento; se não estiver logado, entra e volta para ela.

Excluir um cliente exclui também os equipamentos dele. Orçamentos e OS continuam legíveis, com o nome do cliente gravado.

Catálogo, estoque e importação

O Catálogo guarda os produtos e serviços que você vende, com preço e unidade, para montar orçamentos sem redigitar. Produtos têm controle de estoque; serviços não.

Cadastrar um item

1. Abra Catálogo → Novo item.
2. Escolha Produto ou Serviço e preencha nome, código (opcional, único na empresa), unidade (un, h, m, kg…) e preço.
3. Opcional: o Custo, o que você paga por unidade. Com ele, as peças usadas entram no custo da OS.
4. Opcional: a Garantia (dias) do item, que aparece na OS concluída que o usou.
5. Para produto, informe o estoque inicial e o estoque mínimo (abaixo dele, o sistema avisa).
6. Desmarque Ativo para tirar o item das listas de escolha sem apagá-lo.

Mudar o preço no catálogo não altera orçamentos já feitos: o orçamento guarda uma cópia do preço da época.

Estoque

Na página do produto, a seção Estoque mostra o saldo e todas as movimentações. Para lançar à mão, escolha o movimento, a quantidade e uma observação (por exemplo, o número da nota do fornecedor):

• Entrada: compra ou devolução.
• Saída: uso, perda ou venda avulsa.
• Ajuste de contagem: digite o que você contou na prateleira; o sistema lança a diferença.

Baixa automática pela OS: quando uma OS aberta a partir de um orçamento é concluída, os produtos do orçamento saem do estoque. Reabrir a OS devolve; concluir de novo não baixa em dobro. O saldo pode ficar negativo: o sistema avisa, mas não trava o trabalho.

Produtos abaixo do mínimo aparecem no Painel, numa coluna da lista do catálogo e no resumo diário por e-mail. O aviso do Painel tem o atalho Gerar pedido de compra (veja Pedidos de compra).

Estoque em mais de um local (veículo do técnico)

Todo produto começa no Depósito. O dono ou um administrador cadastra outros lugares em Catálogo → Locais de estoque (por exemplo, "Carro do Rui"), cada um com um responsável opcional.

• Na página do produto aparecem o Saldo por local e o formulário Transferir entre locais. O total do produto não muda, e o local de origem precisa ter a quantidade.
• Entrada, saída e ajuste de contagem podem ser lançados num local; no ajuste, digite o que contou naquele local.
• A baixa da OS concluída sai do local do responsável pela OS. Sem local, sai do Depósito. Reabrir a OS devolve para onde saiu.
• Quem responde por um local vê o que tem nele em Meu estoque (no menu do técnico e no Meu dia).
• Local não se exclui: desmarque Ativo, depois de transferir tudo o que há nele.
• Inventário: em Fazer inventário (na página do local, em Locais de estoque para o Depósito, ou em Meu estoque para o técnico) aparecem todos os produtos com o saldo do sistema. Digite o que contou; produto em branco não muda. Ao salvar, o sistema lança a diferença de cada um de uma vez. O técnico só conta o próprio local.

Importar clientes ou produtos de uma planilha

Para trazer o cadastro de outro sistema ou do Excel. Só dono e administrador.

1. Na lista de Clientes ou do Catálogo, clique em Importar planilha.
2. Baixe a planilha modelo, ou use a sua: o sistema reconhece as colunas pelo nome (Nome, CPF/CNPJ, Telefone, E-mail, CEP, Código, Preço…).
3. No Excel, salve como CSV (o formato .xlsx não é aceito). Até 2 MB e 2.000 linhas.
4. Envie e clique em Ver a prévia: cada linha aparece como aceita ou recusada, com o motivo.
5. Confira e clique em Cadastrar. Nada é gravado antes desse clique.

A importação só cria registros novos: cliente com CPF/CNPJ já cadastrado ou produto com código repetido fica de fora, sem alterar o existente.

Orçamentos

O orçamento vai ao cliente por um link: ele abre no celular, sem senha, e aprova ou recusa com um clique. A resposta chega por e-mail a quem criou o orçamento.

Montar o orçamento

1. Abra Orçamentos → Novo orçamento.
2. Escolha o cliente (ou Cadastrar cliente na hora) e a validade.
3. Em Itens, escolha do catálogo ou digite um item avulso, com quantidade e preço. Acrescente quantas linhas precisar.
4. Se quiser, informe Desconto (R$) e Observações (prazo, forma de pagamento, garantia).
5. Salve. O número do orçamento é sequencial dentro da empresa.

Os totais são calculados pelo sistema. Nome do cliente, descrição e preço ficam gravados no orçamento, então mudanças posteriores no cadastro não o alteram.

Enviar ao cliente

Na seção Enviar ao cliente do orçamento:

• Enviar por e-mail: confira o endereço e envie. O cliente recebe o link, e a resposta dele por e-mail vem para você.
• Enviar pelo WhatsApp: abre o WhatsApp do seu celular ou computador com a conversa do cliente e a mensagem pronta, com o link. Você confere e envia.

O orçamento passa para Enviado. Cada novo envio gera um link novo, e o anterior deixa de abrir.

As situações do orçamento

Precisa mudar um orçamento aprovado? O dono ou administrador usa Reabrir como rascunho para editar; o link enviado deixa de valer e é preciso enviar de novo.

Depois da aprovação

No orçamento aprovado, abra a OS (já preenchida com cliente e serviços) e lance a conta a receber a partir dele.

Imprimir ou salvar em PDF

O botão Imprimir / salvar PDF abre o orçamento em formato de folha. Na janela de impressão do navegador, escolha “Salvar como PDF” para anexar em outro lugar.

No plano Básico, o limite é de 50 orçamentos por mês.

Ordens de serviço

A ordem de serviço (OS) registra o trabalho do início ao fim: quem faz, quando, o que foi verificado, fotos de antes e depois e a assinatura do cliente. No celular, o técnico faz tudo isso no local do atendimento.

Abrir uma OS

1. Abra OS → Nova OS, ou use o atalho no orçamento aprovado, na página do equipamento ou no chamado do cliente.
2. Informe cliente, Título e Descrição (o que precisa ser feito).
3. Escolha o Responsável, a Previsão (opcional) e a Situação.
4. Salve. A OS ganha um número sequencial.

No alto da OS ficam os atalhos Agendar visita e Lançar a receber.

Situações

A OS passa por Aberta → Em andamento → Concluída, ou Cancelada. Cada mudança de situação entra sozinha no Andamento (a linha do tempo da OS), com data e autor. Use Nova anotação → Incluir anotação para registrar o que aconteceu.

Concluir a OS dá baixa no estoque dos produtos do orçamento de origem (veja Catálogo).

Equipamentos atendidos

Marque os aparelhos do cliente que foram atendidos e clique em Salvar equipamentos. Isso alimenta o histórico de cada equipamento.

Checklist

Os modelos de checklist ficam em Checklists, no menu (ou pelo link Criar um modelo de checklist na própria OS), com um item por linha, até 50 itens.

1. Na seção Checklist da OS, escolha um modelo e clique em Aplicar modelo. Os itens são copiados para a OS.
2. Marque cada item como OK, Com problema ou Não se aplica, com observação se precisar.
3. Clique em Salvar checklist.

Dá para incluir itens avulsos ou tirar itens só desta OS. Mudar o modelo depois não altera OS já em andamento.

Fotos e anexos

1. Em Fotos e anexos, escolha até 10 fotos ou PDFs de uma vez.
2. Indique o Momento (Antes, Depois ou Outro) e, se quiser, uma legenda.
3. Clique em Anexar.

As fotos são reduzidas no próprio celular antes do envio, o que economiza dados e espaço, e a localização (GPS) gravada na foto é removida. Cada arquivo pode ter até 10 MB. O espaço total depende do plano: 1 GB no Básico, 10 GB no Profissional e 30 GB no Empresa.

Assinatura do cliente

1. Na seção Assinatura do cliente, o cliente assina com o dedo na tela (ou com o mouse).
2. Digite o Nome de quem assina.
3. Clique em Registrar assinatura. Limpar quadro recomeça.

O sistema grava data, hora e quem colheu a assinatura. Assinar de novo substitui a anterior; só dono ou administrador apaga uma assinatura.

Imprimir e avisar o cliente

• Imprimir / salvar PDF: a OS em formato de folha, com fotos, checklist, equipamentos e a assinatura (ou linhas para assinar no papel).
• Avisar o cliente pelo WhatsApp: mensagem pronta sobre a OS. O dono ou administrador pode incluir o link do portal do cliente com Preparar aviso com o link da OS no portal.

Excluir uma OS é permitido só a dono e administrador e apaga também as fotos e anexos dela.

Prioridade e prazo de atendimento

Cada OS e cada chamado têm uma Prioridade (Urgente, Alta, Normal ou Baixa). Ela define o prazo de atendimento, configurado em Configurações → Prazos de atendimento (SLA): quantas horas para responder o chamado (virar orçamento, OS ou ser encerrado) e para resolver (a OS concluída), com prazos próprios para clientes com contrato recorrente em vigor. As horas são corridas, contadas da abertura, sem desconto de noites e fins de semana.

• Na OS, o prazo aparece abaixo da prioridade; a lista de OS marca as que estouraram. Mudar a prioridade ou o cliente recalcula o prazo.
• No chamado, Mudar prioridade recalcula os prazos; a OS aberta por ele herda a prioridade e o prazo de solução, e acompanha se a prioridade mudar depois.
• O Painel avisa o que está estourado; o resumo diário lista as OS que vencem no dia ou estouraram na véspera; os Relatórios mostram o percentual cumprido por prioridade.

Garantia

Toda OS nova nasce com a garantia padrão da empresa, em dias a partir da conclusão. O padrão fica em Configurações → Garantia dos serviços; o Código de Defesa do Consumidor garante 90 dias para serviço durável. Na seção Garantia da OS:

• Com a OS concluída, aparece até quando vale a garantia (vigente ou vencida), também na impressão e no portal do cliente.
• Mude o prazo em Garantia (dias); vazio = sem garantia.
• Se o cliente voltou por causa de um serviço anterior, escolha a OS em Atendimento em garantia de. Quando o cliente tem OS com garantia vigente, a OS avisa.
• As peças do catálogo com garantia própria aparecem com a data de fim.

Horas trabalhadas

Na seção Horas trabalhadas da OS, clique em Iniciar trabalho ao começar e em Encerrar trabalho ao terminar. Cada pessoa trabalha em uma OS por vez. Esqueceu de marcar? Use Lançar horas à mão com o dia, o início e o fim. Um lançamento tem no máximo 16 horas. O técnico também lança, nas OS dele. Excluir um lançamento: quem lançou, o dono ou o administrador.

Custo e margem

O dono e o administrador veem na OS quanto ela deu de margem: o que foi recebido (contas pagas da OS ou do orçamento dela) menos a comissão, as peças que o estoque baixou (pelo custo do catálogo) e a mão de obra (horas lançadas × custo por hora de cada pessoa, em Membros). Item sem custo ou pessoa sem custo por hora contam zero, e a OS avisa.

Avaliação do cliente

Quando a OS fica Concluída, o cliente com e-mail recebe um link para dar uma nota de 0 a 10 e comentar. Cada link vale uma resposta. Para não mandar sozinho, desmarque Pedir a avaliação por e-mail ao concluir a OS em Configurações.

• Na seção Avaliação do cliente da OS: Pedir avaliação por e-mail ou Preparar pelo WhatsApp. Pedir de novo gera outro link, e o anterior deixa de abrir.
• A nota e o comentário aparecem na OS. Nota de 0 a 6 avisa o dono e os administradores por e-mail, para falarem com o cliente.
• Os Relatórios mostram o NPS e a nota média do período, por responsável; o Painel mostra o NPS dos últimos 90 dias.

NPS é a porcentagem de notas 9 e 10 menos a de notas de 0 a 6, de −100 a 100.

Agenda de visitas

A Agenda mostra as visitas da semana, de segunda a domingo, e avisa quando o mesmo técnico teria duas visitas no mesmo horário.

Agendar uma visita

1. Abra Agenda → Nova visita, ou Agendar visita dentro da OS.
2. Informe data, horário de início e fim e o responsável. Cliente e OS são opcionais; ao escolher a OS, o cliente vem dela.
3. Salve.

Se o responsável já tem outra visita agendada que se sobrepõe, o sistema mostra o conflito. Para manter mesmo assim, marque a confirmação e salve de novo. Visitas que apenas encostam (uma termina às 10h e a outra começa às 10h) não contam como conflito.

Usar a agenda

• Use ← Semana anterior, Próxima semana → e Ir para esta semana; Minha agenda mostra só as suas visitas.
• Ao terminar, marque a visita como Realizada, ou como Cancelada.
• A página da OS lista as visitas ligadas a ela.
• Cada pessoa recebe as visitas do dia no resumo diário por e-mail, às 7h.

O técnico vê só as próprias visitas. Excluir uma visita é permitido a dono e administrador.

Preventivas e PMOC

A preventiva abre sozinha a OS de manutenção periódica de um cliente, no intervalo que você definir. O PMOC monta o Plano de Manutenção, Operação e Controle exigido para ar-condicionado (Portaria 3.523/98), com as OS das preventivas como registro de execução. Os dois ficam fora do plano Básico (no período de teste, estão liberados).

Criar uma preventiva

1. Abra Preventivas → Nova preventiva (ou pela ficha do cliente).
2. Escolha o cliente e os equipamentos incluídos.
3. Defina o intervalo (Mensal, Bimestral, Trimestral, Quadrimestral, Semestral ou Anual) e a data do próximo vencimento.
4. Defina com quantos dias de antecedência a OS deve ser aberta (padrão: 7, máximo: 60).
5. Se quiser, escolha o responsável e um modelo de checklist, que é copiado para cada OS.

Todo dia, o sistema abre a OS das preventivas cuja data está chegando, liga os equipamentos ainda em uso, copia o checklist e avança o próximo vencimento. A mesma data nunca gera duas OS.

• Gerar a OS agora: abre a próxima OS sem esperar a antecedência.
• Pausar / Retomar: suspende a geração, por exemplo em contrato suspenso.
• A página da preventiva lista as OS abertas por esta preventiva. Excluir a preventiva mantém as OS.

PMOC

1. Abra PMOC → Novo PMOC (ou pela ficha do cliente). O formulário já vem com os dados do cliente e o responsável técnico do último PMOC.
2. Preencha as seções do Anexo I: identificação do ambiente, proprietário, responsável técnico, relação dos ambientes climatizados (com a área em m²) e recomendações em caso de falha.
3. Ligue as preventivas do cliente que compõem o plano.
4. Escolha o período e clique em Atualizar período. O item 5 (plano de manutenção e controle) lista as OS concluídas dessas preventivas, com o checklist de cada uma.
5. Imprimir / salvar PDF gera o documento para entregar ao cliente.

Para começar rápido, use em Modelos de checklist a opção que cria os checklists do PMOC com as atividades oficiais do Anexo I.

Financeiro

O grupo Financeiro do menu controla o que entra e o que sai. Dono e administrador veem A receber, A pagar, Fornecedores, Fluxo de caixa, Contratos e Comissões; o membro vê A receber e as próprias Comissões.

Contas a receber

1. Abra A receber → Lançar conta, ou Lançar a receber na OS ou no orçamento aprovado (já vem preenchido).
2. Informe cliente, descrição, valor total, vencimento e forma de pagamento (Pix, Boleto, Cartão, Transferência, Dinheiro ou Outro).
3. Em Parcelas, divida em quantas vezes quiser: o valor é repartido em centavos exatos e as datas avançam mês a mês.

A situação é automática: Em aberto, Vencida (passou do vencimento), Recebida ou Cancelada. Para dar baixa, use Registrar recebimento com a data e a forma. Desfazer (voltar para em aberto) corrige uma baixa errada; conta recebida ou cancelada não se edita antes de desfazer.

Na conta em aberto, Avisar pelo WhatsApp prepara a mensagem de cobrança, com o link de pagamento do Asaas quando houver.

Contas a pagar e fornecedores

Funciona como as contas a receber, com duas diferenças:

• Categoria obrigatória (material e peças, combustível, salários, aluguel, impostos, sistemas, entre outras), que alimenta os relatórios.
• Conta fixa: marque “repetir o mesmo valor todo mês” (aluguel, internet, salário). Cada mês recebe o valor digitado, em vez de dividir o total.

O fornecedor é opcional. Cadastre-o em Fornecedores → Novo fornecedor. Para dar baixa, use Registrar pagamento.

Pedidos de compra

Em Pedidos de compra (dono e administrador) você pede mercadoria ao fornecedor e, quando ela chega, o estoque e as contas a pagar se atualizam sozinhos.

1. Novo pedido: escolha o fornecedor e os itens (produtos do catálogo ou avulsos). Com produtos abaixo do mínimo, Pedido com o estoque baixo já traz cada um com a quantidade que o deixa com o dobro do mínimo.
2. Enviar por e-mail manda o pedido com os itens ao fornecedor (as respostas vêm para você), ou use Abrir no WhatsApp e depois Marcar como enviado.
3. Quando chegar, em Receber mercadoria confira quanto veio e o custo de cada item. Os produtos do catálogo entram no estoque e ficam com esse custo (o que a margem das OS usa). Marcado Lançar a conta a pagar, ela sai com o total recebido, o vencimento e as parcelas que você escolher.

Pedido recebido ou cancelado não muda mais. Itens avulsos não entram no estoque, mas contam no total.

Fluxo de caixa

Mostra entradas (contas a receber) e saídas (contas a pagar) mês a mês, em um quadro de 6 meses, e o dia a dia do mês escolhido.

• O que já foi pago conta na data do pagamento; o previsto conta pelo vencimento, de hoje em diante.
• O que está em atraso fica fora da previsão e aparece num quadro separado.
• A linha “acumulado” soma a partir do primeiro mês mostrado. Não é o saldo do banco.

Conciliação bancária

Confere o extrato do banco com as contas do sistema e dá baixa sem digitar nada. Só o dono e os administradores usam.

1. No site ou aplicativo do banco, exporte o extrato no formato OFX.
2. Abra Financeiro → Conciliação bancária, escolha o arquivo e clique em Importar. Importar o mesmo período de novo não duplica nada.
3. Em Pendentes, cada entrada do banco mostra as contas a receber de mesmo valor que vencem até 15 dias antes ou depois; cada saída, as contas a pagar. Escolha a certa e clique em Conciliar: a conta recebe a baixa na data do banco, como transferência.
4. Conta que você já tinha baixado à mão no mesmo dia aparece como "já paga": conciliar só liga as duas.
5. Lançamento sem conta no sistema (tarifa, despesa do cartão, um Pix recebido sem conta): abra Lançar como conta. Para saída, escolha a categoria (o sistema sugere pela descrição do banco); para entrada, o cliente. A conta nasce com o valor e a data do banco, já paga e conciliada.
6. Lançamento que não é de nenhuma conta (transferência entre contas da empresa): Ignorar.

O Painel avisa quantos lançamentos do banco ainda estão pendentes. Cada conta se liga a um lançamento só. Desfazer volta o lançamento a pendente, mas não desfaz a baixa: para isso, use Reabrir na conta. Se a conta tinha cobrança no Asaas, ela é cancelada ao conciliar, como na baixa manual.

Contratos recorrentes

Para clientes que pagam todo mês (manutenção mensal, locação, suporte). O sistema lança a conta a receber de cada mês sozinho.

1. Abra Contratos → Novo contrato.
2. Informe cliente, valor, dia de vencimento, início e, se houver, fim.
3. Marque Cobrar automaticamente pelo Asaas para o sistema gerar o boleto/Pix e mandar o link ao cliente quando a conta for lançada.

A conta de cada mês é lançada alguns dias antes do vencimento e nunca em dobro: se você excluir em A receber a conta de um mês já lançado, ela não volta. Vencimento no dia 31 cai no último dia dos meses mais curtos. Pausar o contrato interrompe os lançamentos; excluir mantém as contas já lançadas.

Comissões

O percentual padrão de cada pessoa fica em Membros → Comissão. Uma OS pode ter percentual próprio em Comissão desta OS (%).

• A comissão é calculada sobre as contas a receber recebidas ligadas à OS (ou ao orçamento dela), para o responsável da OS.
• OS cancelada e contas de contrato não geram comissão.
• A tela mostra as pendentes do período e avisa se ficaram pendentes de períodos anteriores.

Para pagar, o dono ou administrador clica em Fechar comissões: o sistema grava o fechamento e lança uma conta a pagar por pessoa, na categoria de salários. Cada recebimento só entra em um fechamento. Excluir essa conta a pagar devolve as comissões para pendentes. Membro e técnico veem só as próprias comissões.

Cobrança pelo Asaas e nota fiscal

Com a conta da empresa no Asaas conectada, o sistema gera boleto, Pix ou cartão para o cliente, dá baixa sozinho quando ele paga e emite a nota fiscal de serviço (NFS-e). O dinheiro cai direto na conta Asaas da empresa. As duas configurações são feitas só pelo dono.

Conectar o Asaas

1. Crie a conta da empresa em asaas.com (para testar antes, use sandbox.asaas.com).
2. No Asaas, vá em Integrações → Chaves de API e gere uma chave. Ela aparece uma vez só.
3. No RS Works Gestão, abra Configurações → Cobrança dos clientes pelo Asaas, cole a chave e salve. Ela fica guardada criptografada e não é mostrada de novo.
4. Se a tela pedir o Passo 2, cadastre no Asaas o endereço de webhook mostrado. Normalmente isso é feito sozinho e a tela mostra Webhook cadastrado automaticamente.

Cobrar uma conta

Na conta a receber em aberto, clique em Cobrar pelo Asaas. O cliente é cadastrado no Asaas (com o endereço) e recebe o link de pagamento. Quando ele paga, a conta vira Recebida sozinha.

• Conta já cobrada não muda valor nem vencimento. Para mudar, use Cancelar a cobrança e cobre de novo.
• Dar baixa manual ou cancelar a conta cancela antes a cobrança no Asaas.

Configurar a nota fiscal

O cadastro fiscal (inscrição municipal, regime tributário, certificado digital) é feito no painel do Asaas. Depois, no RS Works Gestão:

1. Abra Configurações → Nota fiscal.
2. Em Serviço da nota, use Procurar para achar o serviço na lista da sua prefeitura.
3. Preencha o Texto da nota (use {descricao} para incluir a descrição da conta) e as alíquotas de impostos.
4. Se quiser, marque Emitir sozinho quando o Asaas confirmar o pagamento de uma cobrança.
5. Clique em Salvar configuração.

Emitir a nota

Na conta a receber, seção Nota fiscal, clique em Emitir nota fiscal (dono ou administrador). Vale também para o que foi recebido por fora do Asaas. O cliente precisa ter CPF/CNPJ, CEP, rua, número e bairro.

A prefeitura pode levar alguns minutos para autorizar. A situação é atualizada sozinha; para conferir na hora, use Consultar o Asaas agora. Se a nota for recusada, o motivo aparece na conta e no registro de atividades. Cancelar a nota permite emitir outra.

Portal do cliente

O portal é uma página do cliente, aberta por um link pessoal sem senha, onde ele acompanha os orçamentos, as OS e as contas com a sua empresa. Só dono e administrador geram o link.

Gerar o link

1. Abra a ficha do cliente e vá até Portal do cliente.
2. Clique em Gerar link do portal. Se quiser, marque para enviá-lo por e-mail ao cliente.
3. Copie o link ou use o botão do WhatsApp. O link aparece uma vez só: guarde-o ou envie na hora.

Gerar um link novo desativa o anterior. Desativar o link tira o acesso sem gerar outro.

O que o cliente vê

• Orçamentos enviados, aprovados ou recusados. Os enviados podem ser aprovados ou recusados ali mesmo.
• Ordens de serviço, com situação, fotos, checklist, equipamentos e assinatura. A descrição interna, as anotações e o responsável não aparecem.
• Contas em aberto e as pagas dos últimos 12 meses, com o botão Pagar quando há cobrança no Asaas.
• Seus chamados: os pedidos de atendimento que ele abriu e a situação de cada um.

Se a empresa for suspensa ou excluída, o link deixa de abrir.

Chamados

Pelo portal, o cliente pede um atendimento em Abrir um chamado: conta o que está acontecendo, escolhe o equipamento (se tiver equipamentos em uso cadastrados), deixa o melhor contato e manda até 3 fotos. Ele pode ter até 5 chamados aguardando atendimento ao mesmo tempo.

1. O dono e os administradores recebem um e-mail; o Painel mostra o aviso e o item Chamados do menu mostra quantos estão abertos.
2. Abra Chamados e clique no número do chamado.
3. Use Criar orçamento ou Abrir OS: o formulário já vem com o cliente e o pedido. Ao salvar, o chamado fica Atendido. Na OS, as fotos do chamado entram em Fotos e anexos como fotos de antes.
4. Chamado repetido ou resolvido por telefone: escreva o motivo e clique em Encerrar chamado. O cliente vê o motivo no portal. Reabrir chamado desfaz.

As fotos dos chamados contam no espaço do plano, junto com as fotos e os anexos das OS. Quando a conta está só para leitura, o portal não recebe chamados. O técnico não vê os chamados.

Relatórios e atividades

Os Relatórios resumem um período em seis blocos: Financeiro, Despesas, Orçamentos, Ordens de serviço, Horas e margem das OS e Satisfação dos clientes. Só dono e administrador acessam.

1. Abra Relatórios. O período padrão é o mês atual.
2. Escolha as datas e clique em Ver período (até 3 anos).
3. Em cada bloco, Exportar planilha (CSV) baixa os dados para abrir no Excel.

Como cada número é contado:

• Financeiro e despesas: pela data do pagamento. O resultado é o recebido menos o pago. O “vencido hoje” não depende do período.
• Orçamentos: aprovados e recusados pela data da decisão do cliente.
• Ordens de serviço: concluídas pela data de conclusão.
• Horas e margem: OS concluídas pela data de conclusão, com as menores margens; horas pelo dia do trabalho.
• Satisfação: avaliações pela data da resposta do cliente.

Registro de atividades

O Registro de atividades (link nos Relatórios e nas Configurações) mostra quem fez o quê e quando: cadastros, mudanças de situação, respostas de clientes, notas emitidas, falhas de cobrança. Os registros ficam guardados por 1 ano.

Plano e assinatura

Toda empresa começa com 14 dias de teste grátis, sem limites. Antes do fim, o dono escolhe um plano em Plano, no cabeçalho. O pagamento anual sai pelo preço de 10 mensalidades (2 meses grátis).

Convites pendentes contam como pessoas na conta.

Assinar, mudar e cancelar

• Assinar: escolha o plano e o ciclo (mensal ou anual) e pague a primeira fatura pelo link do Asaas.
• Mudar de plano: troca plano ou ciclo a qualquer momento; vale a partir da próxima fatura, e o período já pago continua. Para um plano menor, o uso atual precisa caber nos limites dele.
• Cancelar assinatura: a empresa continua funcionando até o fim do período já pago.

Conta só para leitura

Se o teste acabar sem assinatura, ou o pagamento atrasar mais de 5 dias, a conta fica só para leitura: todos continuam vendo os dados, mas não dá para cadastrar ou alterar nada até o pagamento. Os dados não são apagados. Um aviso no topo das páginas leva a Plano.

Perfil, segurança e configurações

Clique no seu nome no cabeçalho para abrir Meu perfil. As configurações da empresa ficam em Configurações, no menu de dono e administrador.

Meu perfil

• Dados pessoais: nome e e-mail. Trocar o e-mail pede confirmação no endereço novo.
• Trocar senha: pede a senha atual. Ao trocar, as sessões abertas em outros aparelhos são encerradas.
• Lembretes por e-mail: escolha o que entra no resumo diário (veja abaixo).
• Verificação em duas etapas e Segurança e sessões abertas: links no topo do perfil.
• Excluir minha conta: apaga a sua conta e as empresas em que você é a única pessoa.

Segurança e sessões abertas

Mostra os aparelhos com sessão aberta (navegador, sistema, IP, último acesso) e o histórico de segurança (logins, senhas erradas, trocas de senha). Encerrar derruba uma sessão; Encerrar todas as outras sessões derruba todas menos a atual. Use se esqueceu a conta aberta em outro computador.

Resumo diário por e-mail

Todo dia às 7h, cada pessoa recebe um e-mail com o que tem para o dia, só quando há algo a avisar. Em Lembretes por e-mail, desmarque o que não quiser e clique em Salvar lembretes:

• Minhas visitas do dia.
• Contas a receber vencendo e as que venceram ontem (dono e administrador).
• Contas a pagar vencendo e as que venceram ontem sem pagamento (dono e administrador).
• Orçamentos que enviei e vencem em até 2 dias.
• Produtos que ficaram com estoque baixo ou negativo (dono e administrador).
• Garantias de OS que vencem em 7 dias (dono e administrador).
• OS com prazo de atendimento vencendo hoje ou estourado ontem (dono e administrador).
• Fim do teste grátis chegando (dono).

Tema claro ou escuro

O botão de tema no cabeçalho alterna entre Automático (segue o aparelho), Claro e Escuro. A escolha fica salva na sua conta.

Configurações da empresa

• Dados da conta: nome da empresa e dados usados nos documentos.
• Verificação em duas etapas: exigir de toda a equipe (quem liga precisa ter ativado antes).
• Links para Cobrança dos clientes pelo Asaas, Nota fiscal e Registro de atividades.

Excluir a empresa (lixeira)

Só o dono exclui a empresa, em Configurações → Excluir conta da empresa, digitando o nome dela e a senha. A assinatura é cancelada e a empresa some na hora para todos, inclusive os links enviados a clientes.

Durante 30 dias ela fica na lixeira: o dono pode clicar em Restaurar no Painel e tudo volta como estava. Depois disso, os dados são apagados de vez.

Dúvidas frequentes

O cliente diz que o link do orçamento não abre.

Cada envio gera um link novo e desativa o anterior. Confira se ele está usando a mensagem mais recente, ou envie de novo. Orçamento vencido ou reaberto como rascunho também não aceita resposta.

O botão do WhatsApp abre sem o número do cliente.

O cliente está sem telefone no cadastro. Inclua o número com DDD na ficha dele, ou escolha o contato no WhatsApp.

Não consigo emitir a nota fiscal.

Confira, nesta ordem: o Asaas está conectado, a configuração em Configurações → Nota fiscal foi salva, o cadastro fiscal no painel do Asaas está completo e o cliente tem CPF/CNPJ, CEP, rua, número e bairro. A mensagem na tela diz qual item falta.

O estoque ficou negativo.

A OS foi concluída com mais produto do que havia no sistema. Lance a Entrada da compra ou use Ajuste de contagem com a quantidade real.

Um técnico não enxerga uma OS.

O técnico só vê as OS em que ele é o responsável. Abra a OS e escolha-o em Responsável.

Não consigo salvar nada e aparece um aviso sobre o plano.

A conta está só para leitura: o teste acabou ou o pagamento está atrasado. O dono resolve em Plano.

A empresa ativa trocou sozinha.

Se você foi removido de uma empresa, ou ela foi suspensa ou excluída, o sistema passa para a próxima empresa em que você está e mostra um aviso.

Perdi o celular com o aplicativo de duas etapas.

Na tela do código, use um dos códigos de recuperação guardados. Sem eles, fale com o suporte.

Excluí a empresa por engano.

O dono tem 30 dias para clicar em Restaurar no Painel.